Huishoudelijk Reglement

Softbal-, Voetbal- en Honkbalvereniging 'Schiedam' (versie 23-1-2006)
 
Artikel 1: algemene bepalingen
Artikel 2: leden, leden van verdienste en donateurs
Artikel 3: het lidmaatschap
Artikel 4: aanneming van leden
Artikel 5: rechten en plichten van leden
Artikel 6: overtredingen
Artikel 7: bestuur
Artikel 8: bestuursverkiezing
Artikel 9: financieel beheer

Artikel 10: kascommissie
Artikel 11: contributie
Artikel 12: gebouwen van de vereniging
Artikel 13: kantinebeheer
Artikel 14: wedstrijden
Artikel 15: aansprakelijkheid van de leden
Artikel 16: sponsorcontracten
Artikel 17: wijziging van het huishoudelijk reglement
Artikel 18: slotbepalingen
 
Artikel 1, algemene bepalingen
1. De vereniging is genaamd Softbal- Voetbal- en Honkbalvereniging “Schiedam”, hierna te noemen "de vereniging", is bij notariële akte opgericht op 8 mei 1908 en is gevestigd te Schiedam.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en vastgesteld bij notariële akte op 16 mei 1991.
3. Waar in dit reglement “hij” staat kan daarvoor steeds ook “zij” gelezen worden.
 
Artikel 2, leden, leden van verdienste en donateurs
De vereniging kent:
1. leden, onder te verdelen naar jongste jeugd, jeugd en senioren. Jongste jeugd zijn de leden tot 10 jaar; jeugd de leden van 10 tot 18 jaar en senioren de leden vanaf 18 jaar. Voor deze indeling is de leeftijd die in de loop van het kalenderjaar bereikt wordt bepalend. Verder kent de vereniging leden van verdienste en ereleden, een en ander zoals in artikel 5 van de statuten nader bepaald.
2. spelende leden zijn diegenen, die binnen verenigingsverband deelnemen aan trainingen en/of wedstrijden
3. Niet-spelende leden zijn allen, die uitsluitend organisatorische en/of dienstverlenende taken binnen de vereniging uitvoeren, dan wel als niet spelend lid staan ingeschreven bij het verenigingssecretariaat.
4. Het Bestuur kan niet-leden toestaan dienstverlenende activiteiten binnen de vereniging te verrichten. Deze niet-leden beschikken niet over stemrecht en de vereniging kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor hun activiteiten.
 
Artikel 3, het lidmaatschap
1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een aan de secretaris te richten aanmeldingsformulier. Daarop staan de volgende gegevens: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, alsmede de vereniging(en) waarvoor het kandidaat lid de laatste 2 jaren heeft gespeeld. Voor minderjarigen dient het formu­lier ondertekend te worden door de wettelijk vertegen­woordiger. Het bestuur kan verzoeken dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
2. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Dit bedrag dient bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan; het bedrag wordt in mindering gebracht op de contributie voor dat jaar.
3. De secretaris van de vereniging zorgt dat degenen die als lid tot de vereniging worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNBSB.
4. De secretaris geeft het door de KNBSB toegekende nummer door aan het lid.
5. Leden die hun lidmaatschap wensen te beëindigen moeten hiervoor gebruik maken van het digitale uitschrijfformulier, te vinden op de website. Leden kunnen zicht tot en met 31 december kosteloos uitschrijven. Na 31 december ontvangen ze een factuur van € 25,00 voor administratiekosten.
 
Artikel 4, aanneming van leden
1. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris, hetzij een gedelegeerde zoals de ledenadministrateur, namens het bestuur genomen. De secretaris of de gemachtigde kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten. Het bestuur maakt toegelaten leden in het verenigingsorgaan bekend.
2. Binnen 30 dagen na publicatie kan ieder stemgerechtigd lid, onder opgaaf van reden(en), bij het bestuur bezwaar maken tegen de toelating. Mocht dit leiden tot een afwijzing door het bestuur, dan wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de aan­vrager, onder vermelding van een beroeps­mogelijkheid. Indien het niet toegelaten lid dit verzoekt, wordt de afwijzende beslissing aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering voorgelegd.
 
Artikel 5, rechten en plichten van leden
Onverminderd de verplichtingen in artikel 6 van de statuten, hebben alle leden de volgende rechten en plichten.
1. Het recht:
• om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
• om deel te nemen aan de ledenvergaderingen.
• van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
• om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
2. De plicht:
• binnen acht dagen het be­stuur in kennis te stellen van een adresverandering
• tot tijdige betaling van de contributie
• in wedstrijdverband in het voorgeschreven clubtenue te verschijnen. Het clubtenue bestaat uit een marineblauwe broek, marineblauw ondershirt, wit shirt met verticale marineblauwe pinestripe en voor honkbal marineblauwe cap met witte letter S.
• tot naleving van de statuten en reglementen van de vereniging, als mede van de door het bestuur of door commissies gegeven voorschriften en richtlijnen
• tot naleving van de voorschriften van de KNBSB, waaronder het dopingreglement
• zelf voor vervoer te zorgen naar de uitwedstrijden
• binnen de vereniging ondersteunende activiteiten als bardiensten, onderhoudswerkzaam- heden e.d. te verrichten als het bestuur hiervoor een verzoek doet. Bij jeugdleden hebben de ouders deze plicht.
 
Artikel 6, overtredingen
1. Niet toegestaan zijn: handelen of nalaten in strijd met de wet, de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. Ook niet toegestaan is drugsgebruik, overmatig alcoholgebruik op het complex van de vereniging of roken op plaatsen en tijden genoemd in besluiten van organen van de vereniging.
2. Het bestuur is bevoegd om in geval van een overtreding, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, een berisping, schorsing of een royement op te leggen.
3. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf die aan een speler, scheidsrechter, begeleider, verzorger of ander lid is gegeven door de tuchtcommissie van de KNBSB, een bijkomende straf op te leggen.
4. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 en 3 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, uiterlijk zes maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering door middel van aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.
5. Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de KNBSB en kosten in verband met een tuchtzaak dienen door de leden zelf te worden betaald.
 
Artikel 7, bestuur
Met inachtneming van de bepalingen in de artikelen 10, 12 en 13 van de statuten geldt:
1. Het algemeen bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester die het dagelijks bestuur vormen en tenminste twee leden, die allen meerderjarig moeten zijn.
2. Het bestuur is verantwoordelijk voor
a. de algemene leiding van zaken;
b. de uitvoering van de door de algemene vergade­ring genomen besluiten;
c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
3. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen die niet tot een bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld of waartoe het dagelijks bestuur gemachtigd is. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuurs­vergadering mee.
4. Taken van de voorzitter:
a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
b. is bij officiële vertegenwoordigingen de woord­voer­der, tenzij hij/zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen;
c. leidt de vergadering.
5. Taken van de secretaris:
a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, houdt afschriften en bewaart ingekomen stukken.
b. beheert het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;
c. roept vergaderingen bijeen;
d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
e. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste zijn opgenomen.
6. Taken van de penningmeester :
a. beheert de gelden van de vereniging;
b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toeko­mende gel­den en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde of aan hem gemandateerde uitgaven;
c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
d. zorgt in samenspraak met de secretaris voor de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent van hem uitgaande stukken, houdt daarvan afschriften bewaart deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebben­de ingekomen stukken;
e. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.
7. Het bestuur beschrijft de taken van commissies.
8. Het bestuur beschrijft de activiteiten en budgetten waarover een commissie adviseert. Indien een commissie activiteiten zoals een toernooi wil organiseren wordt hiervoor door die commissie een voorstel met begroting ingediend bij het bestuur. Het bestuur beoordeelt of een en ander binnen het beleid en binnen de begroting kan en wijst bij een positieve beslissing het maximaal te besteden budget toe.
9. Het bestuur beschrijft wie verantwoordelijk is voor uitgifte en inname van tenues en materialen.
 
Artikel 8, bestuursverkiezing
1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 2 jaar na zijn verkie­zing af. Hij kan zich herkiesbaar stellen.
2. De namen van aftredende bestuursleden, van de door het bestuur of door anderen voorgestelde kandidaten staan in de agenda van de ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.
3. Een kandidaatstelling door leden die geen bestuurslid zijn moet schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, uiterlijk vijf dagen voor de ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. De kandidaatstelling wordt vergezeld van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 9, financieel beheer
1. Het bestuur maakt een financieel meerjarenplan
2. Het bestuur stelt jaarlijks het bedrag dat beschikbaar is voor coaches vast. Een coach is altijd lid van de vereniging en betaalt de jaarlijkse contributie. Bij onderhandelingen met coaches voor een komend seizoen mag het bestuur –als de omstandigheden daar aanleiding toe geven- het begrote bedrag met ten hoogste 20% overschrijden onder voorwaarde dat die financiële ruimte elders in de begroting gevonden wordt.
3. Het bestuur legt vast wat wedstrijdsecretariaten mogen declareren (bijvoorbeeld telefoon, internet, postzegels)
4. Het bestuur doet jaarlijks zo veel mogelijk een beroep op fondsen en/of subsidies.
5. Contracten worden vóór ondertekening altijd aan een door het bestuur aan te wijzen deskundige voorgelegd.
6. Contracten gebaseerd op leningen worden niet afgesloten.
7. Contracten worden voor maximaal 4 jaar aangegaan. Het bestuur legt contracten die het dagelijks beheer overstijgen ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.
 
Artikel 10, kascommissie / financiële adviescommissie
1. De algemene vergadering benoemt de leden van de kascommissie. Deze commissie treedt tevens op als financiële adviescommissie.
2. De kascommissie bestaat uit twee leden. Een van de leden heeft bij voorkeur kennis van / ervaring met financiën. Een lid mag ten hoogste twee jaar lid zijn van de kascommissie.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester en controleert tenminste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester. In overleg met het bestuur kan een externe deskundige worden ingeschakeld. Van de uitkomst van het onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
4. Indien de kascommissie alles in orde heeft bevonden stelt ze aan de algemene vergadering voor de penningmeester te dechar­geren.
5. De kascommissie kan –gevraagd en ongevraagd- adviezen over de financiën geven aan bestuur, kantinecommissie en Algemene Ledenvergadering.

Artikel 11, contributie
1. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
2. De contributie voor de spelende leden is afhankelijk van het geboortejaar en wordt jaarlijks in de Algemene Vergadering vastgesteld.
3. De minimum contributie voor niet-spelende leden wordt eveneens in de Algemene Vergadering vastgesteld.
4. In het geval van meerdere lidmaatschappen uit één gezin of samenlevingsverband aan het begin van het verenigingsjaar geldt de volgende korting: Bij drie of meer spelende leden wordt op de contributie voor het minst betalende lid /de minst betalende leden een reductie verleend van 50%.
5. Leden die zowel honkbal als softbal spelen betalen een door de Algemene Vergadering vastgestelde toeslag op de contributie.
6. Bij inschrijving van een lid in de loop van het jaar wordt op de contributie de volgende reductie toegepast:
a. Bij inschrijving voor 1 mei geen reductie
b. Tussen 1 mei en 1 augustus 20% reductie
c. Na 1 augustus tot einde speelseizoen 50% reductie
d. Na einde competitie 90 % reductie.
7. De verschuldigde contributie wordt uiterlijk op 1 maart van het lopende jaar voldaan. Nieuwe leden moeten de contributie binnen vier weken na inschrijving volledig voldoen.
8. Bij te late betaling kan door het bestuur een speelverbod of een boete opgelegd worden.
9. Indien en zolang een lid niet aan de verplichtingen tot tijdige betaling heeft voldaan is het lid uitgesloten van deelname aan training en wedstrijden.
10. Bij beëindigen van het lidmaatschap in de loop van het jaar vindt géén restitutie plaats van reeds betaalde contributie. Indien bij opzegging van het lidmaatschap nog contributie verschuldigd is, wordt de opzegging en een eventuele overschrijving niet eerder geëffectueerd dan nadat de contributieschuld is voldaan.
11. Het Bestuur is bevoegd om op verzoek van een individueel lid een bijzondere reductie op de contributie toe te staan dan wel kwijtschelding te verlenen, indien daarvoor naar haar oordeel voldoende zwaarwegende argumenten bestaan.
12. De penningmeester kan op verzoek van een lid een afwijkende betalingsregeling overeenkomen.

Artikel 12, gebouwen van de vereniging
1. De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
2. Het clubgebouw is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Hiervan wordt aan de leden mededeling gedaan.
3. Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging, voor andere doeleinden te reserveren.
4. Het bestuur maakt richtlijnen voor verhuur en gebruikseisen van het clubgebouw, bijvoorbeeld de voorwaarde dat uitsluitend in de kantine gekochte consumpties mogen worden gebruikt.
5. Het bestuur legt afspraken over het gebruik van het gebouw met andere gebruikers dan leden schriftelijk vast.
 
Artikel 13, kantinebeheer
1. In de kantine worden uitsluitend betalingen geaccepteerd of uitgaven gedaan die met kantineactiviteiten te maken hebben, bijvoorbeeld contributie wordt niet in ontvangst genomen.
2. Er wordt gebruik gemaakt van een kassa. Verkopen worden aangeslagen, zodat inzichtelijk wordt wat er verkocht is. Er is voortdurend een kassastrook in de kassa.
3. De vertegenwoordiger van de kantinecommissie (inkoper) heeft toestemming om direct noodzakelijke (acute) kantineaankopen tot een door het bestuur vastgesteld bedrag per dag zelfstandig te doen. Bijvoorbeeld broodjes bij een onverwacht grote toeloop. Boven dit bedrag is toestemming van de penningmeester nodig. Van de aankopen wordt altijd voor een aankoopbon gezorgd.
4. Op een dagelijks formulier wordt bijgehouden wat gratis is weggegeven. Het bestuur maakt een lijstje met richtlijnen. Bijvoorbeeld voor een officiële scheidsrechters of andere personen.
5. Aan het einde van elke dag wordt de opbrengst –zo veel mogelijk door twee personen- geteld. Een begeleidende brief wordt door de teller(s) getekend.
6. Er blijft een door het bestuur vastgesteld bedrag aan kasgeld aanwezig. De opbrengst van de dag wordt gestort in de kluis met de begeleidende brief (lid 5). Als een onder lid 3 genoemde aankoop is gedaan wordt ook die aankoopbon bijgevoegd. De penningmeester beheert de kluis(sleutel). Wekelijks wordt een kassauitdraai in de kluis gedeponeerd.
7. Bij leveringen van kantinevoorraad wordt die levering door de vertegenwoordiger van de kantinecommissie gecontroleerd met de afleveringsbon. Bij akkoord wordt de bon door deze vertegenwoordiger geparafeerd. De bon wordt in de kluis gestort. De penningmeester zorgt vervolgens voor tijdige betaling. In geen geval wordt een levering contant (uit de kantineopbrengst) betaald.
8. Maandelijks wordt de voorraad geteld door twee personen, waarvan er één niet bij kantineactiviteiten betrokken is. Die persoon is bij voorkeur aangewezen door de penningmeester. De voorraad wordt op een formulier beschreven. Beiden ondertekenen het formulier.
9. Het Bestuur en de kantinecommissie stellen gezamenlijk elk half jaar de prijzen van de artikelen in de kantine vast.

Artikel 14, wedstrijden
1. Iedere speler is verplicht verhindering tenminste 24 uur van tevoren onder opgaaf van reden te melden aan de coach en/of aanvoerder van het desbetreffende team.
2. Bij wedstrijden wordt ieder team vergezeld van een coach en/of begeleider, aan te wijzen door het bestuur. De coach en/of begeleider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.
3. De spelers van een team handelen tijdens wedstrij­den volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de coach.
4. Prijzen die door een team en/of leden zijn behaald in enige wedstrijd waarin zij de vereniging vertegenwoordigen, zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede.
 
Artikel 15, aansprakelijkheid van de leden
Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade.
 
Artikel 16, sponsorcontracten
1. Het bestuur is bevoegd om sponsorovereenkomsten aan te gaan.
2. Het bestuur stelt richtlijnen op voor de inhoud van sponsorcontracten.
3. Een sponsorcontract vermeldt in ieder geval de looptijd, de met de sponsoring gemoeide financiën alsmede de rechten en plichten van de vereniging en de sponsor.
4. Het bestuur legt een sponsorcontract vóór ondertekening voor advies en beoordeling voor aan een door het bestuur aan te wijzen deskundige.
 
Artikel 17, wijziging van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld.
2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, op een daartoe aangewezen plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt met tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen genomen.
 
Artikel 18, slotbepalingen
1. Ieder lid en verenigingsorgaan houdt zich aan de bepalingen van dit reglement.
2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
3. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag na de Algemene Vergadering en wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
 
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging op 26 januari 2006
 
Namens het bestuur van de vereniging